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BGN Berufsgenossenschaft Nahrungs­mittel und Gastgewerbe
Mitarbeiterin vor Laufband mit Getränken

FAQ Betriebliches Gesundheitsmanagement

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BGM-Kreislauf

Managen heißt „systematisch steuern“. Wenn Sie den Arbeitsschutz, das Betriebliche Eingliederungsmanagement und die betriebliche Gesundheitsförderung im Unternehmen bereits systematisch angehen, haben Sie schon eine gute Basis. Darüber hinaus wird im Gesundheitsmanagement die Mitarbeitergesundheit als Unternehmensziel verankert. Unternehmensleitung und Führungskräfte entwickeln ein klares Bewusstsein um den Stellenwert ihrer eigenen Gesundheit und der ihrer Beschäftigten.

All das setzt Folgendes voraus: Sie brauchen den Auftrag der Unternehmensleitung, Zeit- und Geldmittel, konkrete Ziele, eine Struktur mit qualifizierten Personen (z. B. einen Gesundheitsmanager), die das Vorgehen steuern und die Zielerreichung im Blick haben – und einen langen Atem, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gestalten. Wie das im Einzelnen aussieht, hängt vom Betrieb und den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Eine gute Orientierung für den Managementprozess bietet Ihnen der BGM-Kreislauf.

Die Abbildung zeigt den BGM-Kreislauf mit seinen 6 Schritten: Ziele klären, Struktur schaffen, Analyse der Situation, Maßnahmen festlegen, Maßnahmen umsetzen und Evaluation.

Mit BGM schaffen Sie eine klassische Win-Win-Situation für Mitarbeitende, Führungskräfte und Betrieb:

Nutzen für Ihre Beschäftigten:

Ihre Beschäftigten profitieren von gesünderen Arbeitsbedingungen und erfahren Wertschätzung. BGM gibt auch den Ansporn sich um die eigene Gesundheit zu kümmern. Mehr Gesundheit und Wohlbefinden folgen ebenso wie ein besseres Betriebsklima und eine gesteigerte Bereitschaft sich im Betrieb einzubringen: Die Beschäftigten sind mit Engagement und Spaß dabei.

Nutzen für Ihren Betrieb:

In Zeiten des demografischen Wandels geben Nachwuchssorgen und eine alternde Belegschaft den Themen Sicherheit und Gesundheit zunehmend Bedeutung. Durch ein BGM kann das Image Ihres Betriebs und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigen; denn Aspekte wie Angebote zur Gesundheitsförderung oder die Vereinbarkeit von Beruf und Familie werden für Bewerberinnen und Bewerber immer wichtiger. BGM trägt außerdem zu reibungslosen Arbeitsabläufen bei und reduziert Ausfälle und Störungen im Betriebsablauf. Die Qualität der Arbeitsergebnisse, die Kommunikation und das Miteinander verbessern sich, Fehlzeiten und Krankheitskosten werden gesenkt, die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft der Beschäftigten werden gestärkt. Kurzum: BGM reduziert Ihre Kosten und fördert den Erfolg Ihres Unternehmens.

Das kann beispielsweise so aussehen: Die Unternehmensleitung beschließt, dass die Gesundheit der Belegschaft einen festen Platz in der Unternehmensstrategie haben soll. Man will auch in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich sein. Nach Abstimmungsgesprächen wird passend zur Betriebsgröße ein „BGM-Team“ gebildet, dessen Aufgabe es ist, Entscheidungen zu treffen und das BGM zu steuern.

Teil dieses Teams sollten wichtige betriebliche Funktionen sein: Vertreter aus der Personalabteilung, Führungskräfte, Mitarbeitervertretungen und betriebliche Expertinnen und Experten, wie Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärztin bzw. Betriebsarzt. Unterstützung gibt es auch von außen, z. B. durch die BGN, Krankenkassen oder Beratungsinstitute.

Zum Start empfiehlt sich ein Pilotprojekt in einem Unternehmensbereich, um den BGM-Kreislauf einmal zu durchlaufen. Danach wird weiter entschieden, was, wie und mit welchen Ressourcen ausgeweitet wird. Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Mitarbeitende der Personalabteilung sind häufig die ersten Kümmerer solcher Projekte. In kleinen Betrieben genügen einige Wochenstunden dafür, in großen Unternehmen wird mitunter eine ganze Abteilung geschaffen. Das hängt vom Umfang der Angebote und der Betriebsgröße ab. Eine Anbindung an die Arbeitsschutzorganisation und die Personalabteilung ist notwendig. Alternativ gibt es auch externe Anbieter, die das BGM für einen Betrieb übernehmen.

BGM ist eine Investition, die sich mittel- und langfristig auszahlt. Kosten entstehen u. a. beim Einkaufen von Dienstleistungen, dem Auswerten von Kennzahlen, der Befragung von Mitarbeitenden oder der Umsetzung von Maßnahmen. Je nach Ausgangslage und Zielsetzung können Sie mit etwa 200 bis 500 Euro pro Beschäftigten und Jahr rechnen. Ein gewisses Budget ist also schon notwendig. Viel entscheidender ist aber, dass Sie Akteure in Ihrem Unternehmen haben, die Arbeitszeit investieren können, um das Projektmanagement zu übernehmen und die sich Knowhow darüber aneignen, wie man ein BGM sinnvoll und nachhaltig umsetzt. Einfach mal etwas Geld in die Hand zu nehmen und „irgendwas mit Gesundheit“ anzubieten wird nicht von Erfolg gekrönt sein.

Steuerrechtliche Fragen stellen sich vor allem dann, wenn Sie Ihren Beschäftigten konkrete BGM-Maßnahmen anbieten. Lohnsteuer wird aber nicht immer fällig. Wenn Sie mit Ihrer BGM-Maßnahme eine Belastung reduzieren wollen, die nachweislich durch betriebliche Bedingungen ausgelöst wurde, werden keine Steuern fällig. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Sie dies aus eigenbetrieblichem Interesse anbieten. Wenn aber überwiegend Ihre Beschäftigten von dem Angebot profitieren (z. B. Kurse zur Gesundheitsförderung oder eine Bezuschussung zum Fitnessstudio-Beitrag), wird ihr BGM-Angebot lohnsteuerrelevant. Aber keine Sorge. Mit dem „600 €-Paragrafen“ oder der „Freigrenze für Sachbezüge“ im Einkommenssteuergesetz können auch solche Maßnahmen von der Lohnsteuer befreit werden.

Mehr Details zu steuerrechtlichen Aspekten erfahren Sie in diesem Video:

zum Video (YouTube)

Unterstützung bekommen Sie als Betrieb bei allen Sozialversicherern, also den Krankenkassen, der Rentenversicherung und den Berufsgenossenschaften (bzw. Unfallkassen). Es lohnt sich bei den verschiedenen Sozialversicherern parallel anzufragen. Die Kompetenzen und entsprechenden Angebote unterscheiden sich. So bekommen Sie als Betrieb nicht nur eine optimale Unterstützung, sondern können auch einiges an Geld sparen, da ein Großteil der Unterstützungsleistungen kostenfrei ist. Werfen Sie doch mal einen Blick auf das kostenfreie Beratungs- und Unterstützungsangebot Ihrer BGN. Selbstverständlich gibt es auch eine große Anzahl privatwirtschaftlicher Dienstleister, die sich in unterschiedlichen Bereichen spezialisieren. Interessante Anbieter können Sie z. B. bei Fachmessen kennenlernen.

Manchmal reicht einem aber auch schon der Austausch mit „Gleichgesinnten“. Mittlerweile gibt es in vielen Regionen Netzwerke von BGM-Praktikern und Unternehmen. Auch die BGN bietet regelmäßig Erfahrungsaustausche für BGM-Interessierte an. Sobald neue Veranstaltungen stattfinden, erfahren Sie dies auf unserer Seite „Praxisbeispiele und Erfahrungsaustausch“ oder in unserer Infomail

  • Wer weiß, was er erreichen möchte, kann auch eine geeignete Strategie entwickeln. Ziele sind also auch im BGM zentral: Was möchte ich erreichen? Den Krankenstand reduzieren? Wertschätzung vermitteln? Die Qualität verbessern? …

  • „Analyse vor Aktion“ ist ein wesentlicher Grundsatz beim BGM. Denn gute Informationen über die betriebliche Situation sind die Voraussetzung dafür, dass Aktivitäten und Maßnahmen zu dem passen, was die Beschäftigten bewegt!

  • „Alle in einem Boot“ ist ein weiterer, wichtiger Grundsatz: Gesundheit managen geht nur gemeinsam mit den Führungskräften und Beschäftigten. Das sollte auch bei der Analyse der Situation und der Planung von Aktivitäten berücksichtigt werden. Z. B. eignen sich Analyseworkshops, in denen gemeinsam nach Ursachen und Lösungen gesucht wird.

  • Alle Beschäftigten des Betriebs sollten regelmäßig über die Ziele, Aktivitäten und Maßnahmen des BGM informiert werden. Dies ist ein weiterer Erfolgsfaktor.

  • Greifen die Maßnahmen? Werden die Angebote genutzt? Werden die Ziele erreicht? Die Antworten auf diese Fragen sind der Ausgangspunkt für die Aktivitäten im BGM. Denn ein BGM ist ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Das Vorgehen beim BGM entspricht dem klassischen Managementzyklus (PDCA).

Erfolgreiche Maßnahmen und Angebote im BGM setzen voraus, dass Sie die Stellschrauben in Ihrem Betrieb kennen. Dafür brauchen Sie eine passende Analyse und die richtigen Methoden. Ein guter Anfang sind betriebliche Kennzahlen, wie Krankenstände, Unfallzahlen, Fluktuation oder Produktivität, sowie Gesundheitsberichte der Krankenkassen mit Informationen zu den Erkrankungsarten. Sie geben einen ersten Hinweis, wie es um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Belegschaft bestellt ist und ob bestimmte Abteilungen oder Unternehmensbereiche besonders hervorstechen.

Aber was beschäftigt Mitarbeitende und Führungskräfte ganz konkret? Was belastet sie bei ihrer Arbeit, was stärkt sie? Um diese Fragen zu beantworten, sollten Sie alle Beschäftigungsgruppen in Ihre Analyse direkt miteinbeziehen. Mithilfe einer anonymen Befragung, schriftlich oder online, können Sie zeit- und ortsunabhängig erste Fehlbelastungen identifizieren und die weichen Faktoren von Gesundheit bewerten (z. B. Arbeitszufriedenheit, Motivation und Qualität der Führung). Den Ursachen von Belastungen können Sie mit moderierten Analyseworkshops auf den Grund gehen. Dabei bekommen Sie auch Ideen für die Gestaltung gesunder Arbeitsbedingungen und sorgen bei Ihrer Belegschaft für eine hohe Bereitschaft diese Veränderungen mitzutragen.

Weitere Informationen zum Instrument Analyseworkshop

Alle Verfahren können zum Gelingen beitragen, doch nicht jedes ist für jede Fragestellung und jede Unternehmensgröße geeignet. Wir beraten Sie gerne welcher Methodenmix zu Ihrem Betrieb passt.

Weitere Infos zur Beratung der BGN

Das Interesse an Angeboten und die Bereitschaft zur Verhaltensänderung beruhen zum großen Teil darauf, was und wie Sie kommunizieren und welches unbewusste Signal bei den Beschäftigten ankommt. Bestenfalls sollte dies lauten „Wir schätzen euch und kümmern uns“. Über diesen Weg kann es gelingen:
 

  • Beseitigen Sie Ängste und wecken Sie Interesse, indem Sie über Ziele, Datenschutz, Analyseergebnisse und Aktivitäten im BGM regelmäßig informieren. Das gelingt vor allem, wenn Sie dabei auch die „Sprache der Mitarbeitenden“ sprechen.

  • Damit sich Beschäftigte besser mit Ihrem Angebot identifizieren können, hilft es, sie in die Auswahl und Gestaltung der Maßnahmen einzubinden.

  • Nehmen Sie Führungskräfte von Anfang an mit ins Boot. Führungskräfte sind selbst eine Zielgruppe im BGM. Es ist wichtig, dass sie ihre eigene Gesundheit im Blick haben. Sie sind aber auch Vorbilder und Motivatoren für ihre Mitarbeitenden und fördern mit ihrem Führungsverhalten auch deren Gesundheit. Darüber hinaus sind sie auch Botschafter für das BGM und haben Einfluss darauf, wie Beschäftigte den Arbeitgeber und andere Akteure im BGM wahrnehmen („Sie meinen es wirklich ernst mit dem Thema Gesundheit und bieten auch etwas dafür“).

Spaß und Belohnung sind für uns Menschen immer ein großer Treiber. Wie wäre es also damit, Gesundheit spielerisch erlebbar zu machen oder auch mal Belohnungsanreize zu setzen (Challenges, Prämien)? Auch unkonventionelle Wege können helfen. Das Konzept Nudging („anstupsen“) beruht darauf, Menschen zur besseren Entscheidungsalternative zu „verführen“: z B. kann lecker angerichtetes Obst auf Augenhöhe zum Zugreifen verleiten oder ein witziger Cartoon als Aushang dazu animieren, die Treppe statt den Aufzug zu nehmen.

Allzu häufig wird nur nach der Entwicklung der Fehlzeitenquote gefragt, wenn man wissen möchte, wie es um das BGM steht. Viel sinnvoller ist:
 

  • Prüfen Sie, ob geeignete Strukturen und Ressourcen zur Verfügung stehen, um die gesteckten Ziele im BGM zu erreichen (z. B. Gibt es ein BGM-Team, das Entscheidungskompetenzen besitzt und sich regelmäßig trifft? Sind ausreichend finanzielle Mittel eingeplant?).

  • Ein Rückblick auf Ihre Prozesse verrät, inwieweit Ihre Aktivitäten und Maßnahmen nach Plan umgesetzt wurden (z. B. Wurde das BGM-Angebot wie geplant umgesetzt? Waren alle Interessierten anwesend? Falls nicht, was waren die Gründe?).

  • Prüfen Sie auch die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen (z. B. Wurde das Ziel erreicht, das anfänglich gesetzt wurde? Waren die Beteiligten bezüglich des Angebots zufrieden?).

Dabei können verschiedene Indikatoren und Erhebungsmethoden sinnvoll sein: betriebliche Kennzahlen aus Personal- oder Qualitätsmanagement, Checklisten, Befragungen, Begehungen, Workshops usw. Wichtig ist, dass Sie die Evaluation von Anfang an mitdenken! Wenn Sie Ihre Ziele für Ihr BGM definieren, sollten Sie bereits überlegen, woran Sie später überprüfen („messen“) können, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Für die Erfassung und Auswertung der Daten müssen Sie Zeit und Ressourcen einplanen. Da BGM ein fortlaufender Prozess ist, sollen die Daten möglichst auch über längere Zeiträume vergleichbar sein.

Im BGM werden an vielen Stellen Daten erhoben und ausgewertet. Wenn es um personenbezogene Daten (auch Gesundheitsdaten!) geht, greifen die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Setzen Sie sich damit frühzeitig auseinander. Um Rechtssicherheit zu gewinnen, sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und binden Sie auch den Betriebsrat mit ein.

Beim Thema Datenschutz bringen Beschäftigte - meist aufgrund schlechter Erfahrungen - Vorbehalte mit. Um das Vertrauen nicht zu gefährden, gilt deshalb das Prinzip sparsam, verantwortungsvoll und transparent mit diesen Daten umzugehen:
 

  • Fragen Sie sich vor jeder Datenerhebung, ob Sie diese wirklich benötigen.

  • Informieren Sie Ihre Belegschaft, weshalb bestimmte Daten erhoben werden, wer Zugriff darauf hat, wie sie verwendet werden und welche Konsequenzen sich daraus ergeben.

  • Erheben und dokumentieren Sie die Einwilligung der betroffenen Beschäftigten.

  • Führen Sie Befragungen anonymisiert durch.

  • Bereiten Sie Analyse- und Evaluationsergebnisse so auf, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.

 

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