BGN Berufsgenossenschaft Nahrungs­mittel und Gastgewerbe
Büroangestellter arbeitet an einem Schreibtisch

Entgeltnachweis

Checkliste und Erläuterungen zum Nachweis von Entgelten zum Bürobereich

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Für eine gesonderte Veranlagung des Bürobereiches müssen alle im Gefahrtarif 2019 Teil II, Nr. 5 geforderten Voraussetzungen vorliegen. Diese können Sie mit unserer Checkliste prüfen und werden nachfolgend erläutert.

1

War der Bürobereich, in dem der Beschäftigte tätig wurde, räumlich (baulich) von den anderen Unternehmensteilen getrennt?

2

War dieser Bürobereich ausschließlich mit typischen Büroeinrichtungen und Bürogeräten ausgestattet? Hinweis: Bei Bürotätigkeiten im Heimbüro -Homeoffice – liegen die Voraussetzungen ebenfalls vor. Die Frage ist dann mit ja zu beantworten. Nähere Informationen sh. Sonderfall Büro-Heimarbeitsplätze)

3

War im Nachweisjahr für diesen Bürobereich ein eigener Personalstamm vorhanden?

4

Dienten die Aufgaben dieses Bürobereichs allein der internen Verwaltung (z.B. Personalbüro, Buchhaltung)?

5

War der Beschäftigte ausschließlich (zu 100%) im Bürobereich tätig und wurden vom Beschäftigten ausschließlich (zu 100%) Bürotätigkeiten ausgeübt? (Lesen, Schreiben, Rechnen, PC-Arbeit, allgemeine Verwaltungstätigkeit)

5.1

Beschränkten sich die Aktivitäten des ansonsten im Bürobereich tätigen Beschäftigten, der dort ausschließlich Bürotätigkeiten ausübte, außerhalb des Büros auf die Teilnahme am Betriebssport oder an Gemeinschaftsveranstaltungen?

5.2

Hat der Beschäftigte der ansonsten im Bürobereich tätig war und dort ausschließlich Bürotätigkeiten ausübte, außerhalb des Bürobereichs lediglich gelegentlich interne oder externe Schulungen besucht, ggf. mit der Notwendigkeit von Dienstreisen?

5.3

Handelte es sich bei den Tätigkeiten außerhalb des Bürobereichs um ausnahmsweise kurzzeitig (weniger als ein Arbeitstag = 8 Stunden) zugewiesene Tätigkeiten im Rahmen einer Vertretung?

Sonderfall Büro-Heimarbeitsplätze (Homeoffice)

Auch die im Rahmen flexibler Arbeit zunehmenden Heimarbeitsplätze, an denen ausschließlich Büroarbeiten verrichtet werden,können künftig als Bürobereich des Unternehmens anzusehen sein. Der Umstand, dass bei Büro-Heimarbeitsplätzen kein Wegeunfall- und nur eingeschränkt ein Betriebswegeunfallrisiko besteht, hat die BGN veranlasst, im Sinne der Kundenorientierung auch solche Fallkonstellationen grundsätzlich dem Bürobereich zuzurechnen. Insbesondere die Voraussetzung „ausschließlich mit typischen Büroeinrichtungen und Bürogeräten ausgestattet“ muss bei Heimbürotätigkeiten nicht erfüllt sein.

Beispiel:

Der Außendienstleiter einer Brauerei betreut und koordiniert ausschließlich von seinem häuslichen Arbeitsplatz aus die Tätigkeiten der ihm unterstellten Verkaufs-außendienstmitarbeiter des Unternehmens.

Bewertung: Tätigkeit im Bürobereich des Unternehmens.
Die sonstigen Voraussetzungen der Büroveranlagung (= eigener Personalstamm, ausschließlich Aufgaben der internen Verwaltung) müssen aber auch bei häuslichen Büroarbeitsplätzen insgesamt erfüllt sein, sonst liegt kein Bürobereich vor.

Der Bürobereich muss von den übrigen Unternehmensteilen durch vom Boden bis zur Decke reichende, fest eingebaute bauliche Abtrennungen, wie Mauern und Wände, abgegrenzt sein. Nicht erforderlich ist ein separater Zugang von außen. Türöffnungen zwischen dem Bürobereich und den übrigen Unternehmensteilen dürfen jedoch verkehrsübliche Ausmaße nicht überschreiten. Lose Vorhänge, optische Sichtschutzmaßnahmen, mobile Trennwände, Regale genügen jedoch nicht.

Der Bürobereich darf nur mit Einrichtungen und Geräten ausgestattet sein, die für einen solchen kennzeichnend sind. Befinden sich im Bürobereich auch andere Einrichtungsgegenstände (z.B. Werkbank, Wäscheregal, Zeichenbrett), ist diese Voraussetzung nicht erfüllt.

Es muss in einem baulich von den anderen Unternehmensteilen abgegrenzten Bürobereich mindestens ein Arbeitnehmer vorhanden sein, der ständig und auf Dauer gesehen ausschließlich dort tätig wird und nur Aufgaben der internen Verwaltung wahrnimmt. Werden daneben noch Personen in dem Bürobereich tätig, die auch Arbeiten in anderen Unternehmensteilen ausüben, ist dies für das Vorliegen eines eigenen Personalstammes unschädlich.

Dem Bürobereich werden nur die klassischen Verwaltungsbereiche eines Unternehmens zugerechnet. Hierbei handelt es sich um Organisation, Rechnungswesen, Finanzwirtschaft, Personal- und Sachverwaltung, Verkaufsinnendienst (hierzu zählt auch die reine Reservierungsannahme/ Bankett-Verkauf in Hotels). Nicht zum Bürobereich zählen z.B. die ausdrücklich im Gefahrtarif 2019 Teil II, Nr. 5 Satz 3 genannten Schulungs-, Empfangs-, Kassierbereiche und Poststellen.

Für jeden Betriebsstandort (Werk, Filiale, Niederlassung) unter einer postalischen Anschrift müssen alle für eine gesonderte Veranlagung erforderlichen Voraussetzungen gegeben sein

Zu dieser Tarifstelle dürfen nur Arbeitsentgelte von Beschäftigten zugeordnet werden, die ausschließlich im Büro tätig sind und dort ausschließlich Bürotätigkeiten der inneren Verwaltung verrichten. Zu den Bürotätigkeiten zählen z.B. Lesen, Schreiben, Rechnen, PC-Arbeit, allgemeine Verwaltungstätigkeit.

...gehören z.B. Tätigkeiten wie das Erbringen von Serviceleistungen mit direktem Kundenkontakt, Außendiensttätigkeiten, die Betreuung des Lagers, Aufsichts- oder Kontrolltätigkeiten außerhalb des Bürobereichs, Tätigkeiten im/für das Labor. Dies unabhängig davon, wo sie erbracht werden. 

Arbeitsentgelte von Personen, die im Rahmen ihres eigenen, in der Stellenbeschreibung, dem Arbeitsvertrag usw. festgelegten Aufgabenbereichs wechselseitig außerhalb des Bürobereichs eingesetzt werden, sind unabhängig vom zeitlichen Umfang der Tätigkeit außerhalb des Büros immer vollständig unter der jeweiligen gewerblichen Veranlagung nachzuweisen.

Zu den Arbeitnehmern, die typischerweise wechselseitig auch außerhalb des Bürobereichs tätig werden, gehören in der Regel u.a. Beschäftigte mit folgenden Funktionsbezeichnungen: Hoteldirektoren, Restaurant- bzw. Store-Manager, Betriebs- und Bereichsleiter, Objektleiter, Arbeitskontrolleure, Hausdamen, Meister, Maschinenmeister, Boten, Lagerverwalter und Magaziner. Ob deren Tätigkeiten außerhalb des Bürobereichs büroähnlich sind oder deren Tätigkeiten unmittelbar in die Arbeitsprozesse des gewerblichen Unternehmensteils eingreifen, ist unerheblich.

Beispiel 1: 
Ein Unternehmen der Fast-Food-Gastronomie beschäftigt im Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen für eine gesonderte Veranlagung bestehen, einen Store-Manager. 

Zu den Aufgaben des Store-Managers gehören neben Bürotätigkeiten im Bürobereich auch die Überwachung der Mitarbeiter im Restaurantbereich und die mehr oder weniger regelmäßige Mitarbeit im Restaurantbereich des Unternehmens. 

Das Arbeitsentgelt des Store-Managers ist unter der dem Gewerbezweig Gaststätten, Beherbergungsunternehmen“ nachzuweisen, da er nicht ausschließlich im Bürobereich des Unternehmens tätig ist  und die Tätigkeiten unmittelbar dem gewerblichen Unternehmensteil (Restaurant) dienen. Eine Zuordnung der Entgelte zum Bürobereich oder eine Aufteilung der Arbeitsentgelte ist nicht zulässig.

Kurzzeitige Vertretung / Weiterbildungsveranstaltung:
Für das Vorliegen der Ausschließlichkeit ist es unschädlich, wenn Mitarbeiter, die grundsätzlich aufgrund ihres Aufgabenbereichs nur im Bürobereich des Unternehmens dauerhaft Bürotätigkeiten der internen Verwaltung wahrnehmen,
 

  • ausnahmsweise und kurzzeitig (weniger als ein Arbeitstag = 8 Stunden) mit einer Vertretung außerhalb des Büros betraut werden,

  • gelegentlich an innerbetrieblichen oder externen Weiterbildungs- oder Schulungsveranstaltungen teilnehmen und hierzu ggf. Dienstreisen unternehmen.

Beispiel 2: 
Ein Molkereiunternehmen hat in seinem Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen für eine gesonderte Veranlagung bestehen, eine Lohnbuchhalterin angestellt. Sie wird ausschließlich  in der Lohnbuchhaltung tätig. Aufgrund der Erkrankung des Lagerverwalters nimmt sie auf Weisung des Unternehmers einmalig dringende benötigte Waren im Wareneingang entgegen. 

Da die Tätigkeit der Warenannahme nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehört, die Vertretung kurzzeitig und auf den Ausnahmefall beschränkt erfolgt, darf ihr Arbeitsentgelt bei Vorliegen aller anderen Voraussetzungen vollständig der Veranlagung „Bürobereiche“ zugeordnet werden. Eine Zuordnung zum Gewerbezweig „Verarbeitung von Milch“ ist nicht erforderlich.

 

Büro-Heimarbeitsplätze (Homeoffice)

Auch die im Rahmen flexibler Arbeit zunehmenden Heimarbeitsplätze, an denen ausschließlich Büroarbeiten der inneren Verwaltung verrichtet werden, können künftig als Bürobereich des Unternehmens anzusehen sein. Der Umstand, dass bei Büro-Heimarbeitsplätzen kein Wegeunfall- und nur eingeschränkt ein Betriebswegeunfallrisiko besteht, hat die BGN veranlasst, im Sinne der Kundenorientierung auch solche Fallkonstellationen grundsätzlich dem Bürobereich zuzurechnen. Insbesondere die Voraussetzung „ausschließlich mit typischen Büroeinrichtungen und Bürogeräten ausgestattet“ muss bei Heimbürotätigkeiten nicht erfüllt sein.

Beispiel 3:

Ein Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung (ohne Dienstreisen) arbeitet regelmäßig tageweise von Zuhause. Ein klassisches eingerichtetes Büro steht im häuslichen Bereich nicht zur Verfügung. Die Arbeitsentgelte dieses Mitarbeiters werden dem Bürobereich zugeordnet.

Bewertung: Tätigkeit im Bürobereich des Unternehmens. Die sonstigen Voraussetzungen der Büroveranlagung (= eigener Personalstamm, ausschließlich Aufgaben der internen Verwaltung) müssen aber auch bei häuslichen Büroarbeitsplätzen insgesamt erfüllt sein, sonst liegt kein Bürobereich vor.

Mitarbeitende, zu deren Aufgabenbereich es gehört, Dienstreisen zu unternehmen, fallen nicht unter die zuvor genannten Ausnahmen.

Beispiel 4: 
In einer Niederlassung einer Großbäckerei wird im Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen einer gesonderten Veranlagung erfüllt sind, ein Geschäftsführer beschäftigt. Zum Aufgabenbereich des Geschäftsführers gehört es, sich auf regelmäßigen Besprechungen in der Firmenzentrale mit den anderen Geschäftsführern der anderen Niederlassungen abzustimmen. Hierfür unternimmt er regelmäßig Dienstreisen. 

Der Aufgabenbereich des Geschäftsführers beinhaltet die Vornahme von Dienstreisen. Sein Arbeitsentgelt muss daher dem Gewerbezweig „Bäckereien, Konditoreien“ zugeordnet werden. Eine Nachweisung zum Bürobereich ist nicht zulässig.

...eines Beschäftigten im Laufe eines Kalenderjahres, sind die Zeiträume vor und nach der Änderung hinsichtlich der Möglichkeit der Nachweisung des Entgelts zum Bürobereich getrennt zu betrachten.

Beispiel 5: 

In einem Unternehmen, das Erfrischungsgetränke herstellt, wird in der Personalabteilung, für die alle Voraussetzungen einer gesonderten Veranlagung als Bürobereich erfüllt sind, eine Prokuristin beschäftigt. Diese Prokuristin wird ausschließlich in der Rechtsabteilung tätig und übt ausschließlich Bürotätigkeiten ohne Dienstreisen aus. Zum 01.10. des Jahres ändert sich der Aufgabenbereich der Prokuristin. Sie vertritt ab diesem Zeitpunkt das Unternehmen bei anstehenden Gerichtsterminen. 

Das bis zum 30.09. angefallene Entgelt der Prokuristin kann unter „Bürobereiche“ nachgewiesen werden. Das ab 01.10. anfallende Arbeitsentgelt muss hingegen unter dem zum Gewerbezweig „Herstellung von Erfrischungsgetränken“ erfasst werden. Siehe hierzu auch Beispiel 4.

Auch die nachfolgend genannten Tätigkeiten sind für die Annahme der Ausschließlichkeit unschädlich:
 

  • Teilnahme am Betriebssport oder an Gemeinschaftsveranstaltungen,

  • Zurücklegen von innerbetrieblichen Wegen zu oder von Bürobereichen (z.B. zum Aufsuchen der Toilette),

  • Zurücklegen von Wegen zur Arbeitsaufnahme (und Rückwege).

 
Grundsätzlich bedarf die Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer dem Bürobereich zugeordnet werden kann, einer Einzelfallprüfung unter Würdigung der tatsächlichen Verhältnisse. 

Aus dem Vorhandensein der Gefahrtarifstelle "Bürobereich" für die ausschließlich im Büro Beschäftigten kann nicht der Anspruch hergeleitet werden, für zeitweise im Büro Beschäftigte ebenfalls eine besondere Bewertung vorzunehmen oder die Vergabe einer entsprechenden eigenen Gefahrtarifstelle zu fordern.

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